भारत में प्रधान मंत्री सचिवालय का गठन 15 अगस्त 1947 को तदर्थ आधार पर किया गया था, जिसमें एक वरिष्ठ आईसीएस अधिकारी एच.वी.आर अयंगर को प्रधान निजी सचिव नियुक्त किया गया था। अपने संक्षिप्त कार्यकाल के दौरान अयंगर कुछ हद तक प्रभावशाली व्यक्तित्व वाले व्यक्ति थे। उनकी योग्यता पर कोई संदेह नहीं था. किसी तरह उन्होंने सरदार पटेल, शनमुखम चेट्टी और जॉन मथाई की नाराजगी अर्जित की। उन सभी ने अयंगर के कैबिनेट बैठकों में भाग लेने पर आपत्ति जताई। आख़िरकार सरदार पटेल ने लोगों को ऊपर से लात मारने की प्रथा अपनाई। उन्होंने नेहरू से गृह सचिव के रूप में नियुक्ति के लिए अयंगर को रिहा करने का अनुरोध किया। इस पर सहमति बनी. प्रधानमंत्री के सचिवालय में उनकी जगह ए.वी. पई ने ले ली, जो एक वरिष्ठ आईसीएस अधिकारी भी थे। पाई सबसे सौम्य व्यक्ति थे, बहुत ही न्यायप्रिय व्यक्ति और एक आदर्श सज्जन व्यक्ति थे। वह नेहरू के सर्वश्रेष्ठ पीपीएस थे। अयंगर के जाने के बाद से कोई भी पीपीएस कैबिनेट बैठक में शामिल नहीं हुआ है।
1948 में, जब हम लंदन में थे, नेहरू ने एटली से अनुरोध किया कि वे मुझे कैबिनेट प्रणाली में प्रधान मंत्री की स्थिति और उनके सचिवालय के संविधान और कामकाज का अध्ययन करने की सुविधा दें। एटली ने अपने कैबिनेट सचिव लॉर्ड नॉर्मन ब्रुक और ट्रेजरी सचिव लॉर्ड एडवर्ड ब्रिजेस, जो पूर्व में विंस्टन चर्चिल के अधीन युद्ध के दौरान कैबिनेट सचिव थे, से मेरा स्वागत करने और मुझे आवश्यक सुविधाएं प्रदान करने के लिए कहा। मैं उन दोनों से मिला और उनसे उपयोगी चर्चा हुई। लॉर्ड नॉर्मन ब्रुक ने मेरे लिए एक नोट भी तैयार किया।
यूनाइटेड किंगडम में प्रधान मंत्री के पास कोई वैधानिक शक्तियाँ नहीं हैं, उनकी शक्तियाँ मुख्य रूप से इस तथ्य से प्राप्त होती हैं कि वह आम तौर पर हाउस ऑफ कॉमन्स में बहुमत वाले राजनीतिक दल का नेता होता है, और इस तरह उसे संप्रभु द्वारा ऐसा करने के लिए कहा गया है। इस स्थिति में छिपी शक्तियों को किस हद तक वास्तविक बनाया जाता है यह दो बातों पर निर्भर करता है:
सरकार बनाने वाले मंत्रियों पर प्रधान मंत्री का व्यक्तिगत प्रभाव। प्रधानमंत्री चाहें तो अपने मंत्रियों का चयन स्वयं करते हैं। वह बिना परामर्श के ऐसा कर सकता है, हालाँकि आम तौर पर वह अपने वरिष्ठ सहयोगियों से परामर्श लेता है। उसके पास उनके प्रतिस्थापन या बर्खास्तगी की सिफारिश करने की शक्ति है, और वह अपने स्वयं के इस्तीफे से पूरी सरकार का इस्तीफा ले सकता है।
मंत्रिमंडल और उसकी कुछ महत्वपूर्ण समितियों, विशेषकर रक्षा समिति की अध्यक्षता प्रधानमंत्री द्वारा की जाती है।
प्रधानमंत्री राजकोष का प्रथम स्वामी भी होता है।
इस विभाग के पास पर्याप्त वैधानिक और अन्य शक्तियाँ हैं, लेकिन
दिन-प्रतिदिन का काम राजकोष के चांसलर के अधीन होता है और प्रधान मंत्री सीधे तौर पर चिंतित नहीं होते हैं। फिर भी प्रधान मंत्री को प्रथम भगवान के रूप में अपनी स्थिति से एक महत्वपूर्ण शक्ति प्राप्त होती है, अर्थात्, सिविल सेवा पर नियंत्रण की उनकी अंतिम शक्ति। सिविल सेवा में प्रमुख नियुक्तियों के लिए प्रधान मंत्री के अधिकार की आवश्यकता होती है, और समग्र रूप से सेवा की एकता बनाए रखने के लिए यह एक महत्वपूर्ण कारक है।राजकोष के चांसलर समग्र रूप से बजट के लिए, विशेष रूप से कराधान प्रस्तावों के लिए, प्रधान मंत्री की अग्रिम मंजूरी लेने के लिए बाध्य हैं।
प्रधानमंत्री आमतौर पर किसी भी विभाग का प्रभार नहीं लेते हैं। लेकिन विदेशी मामलों और रक्षा के क्षेत्र में प्रधान मंत्री का एक विशेष स्थान है। प्रधान मंत्री और उनके विदेश सचिव के बीच का रिश्ता शायद प्रधान मंत्री और किसी भी अन्य मंत्री के बीच के रिश्ते से अधिक घनिष्ठ है। राजनीतिक महत्व के मामले शायद किसी भी अन्य विभागीय मंत्री की तुलना में विदेश सचिव के कार्य क्षेत्र में अधिक बार घटित होते हैं। इन सभी मामलों को कैबिनेट में नहीं लाया जा सकता है, और इस कारण से प्रधान मंत्री को विदेशी मामलों के साथ निकट संपर्क में रहना चाहिए।आम तौर पर, जब विदेश सचिव दूर होते हैं, तो उनके कर्तव्यों का पालन प्रधान मंत्री द्वारा किया जाता है। रक्षा के क्षेत्र में, प्रधान मंत्री सर्वोच्च जिम्मेदारी रखता है और रक्षा समिति का अध्यक्ष होता है।
चूँकि प्रधान मंत्री के पास कोई वैधानिक शक्तियाँ और कोई विभाग नहीं है, इसलिए उसे बड़े कर्मचारियों की कोई आवश्यकता नहीं है; काफी हद तक वह सभी विभागों से अपनी सलाह और सहायता लेता है। एक ओर, सरकारी कामकाज के संचालन में उसे राजकोष सचिव की सलाह मिलती है, वहीं दूसरी ओर, कैबिनेट मामलों के संचालन में कैबिनेट सचिव की सलाह मिलती है।मंत्रिमंडल की सामूहिक जिम्मेदारी को ध्यान में रखते हुए, प्रधान मंत्री के सचिवालय को एक विभाग के रूप में नहीं बल्कि एक निजी सचिवालय के रूप में वर्गीकृत किया गया है। प्रधान मंत्री के सचिवालय के कर्मचारी नीति पर सलाह देने या नीति पर प्रधान मंत्री के निर्णयों को क्रियान्वित करने के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं। वे केवल संग्रहणकर्ता और संवाहक हैं और संक्षेप में, यांत्रिकी पुरुष हैं।विभाग से जो सलाह प्रधानमंत्री के पास आती है उस पर हमेशा विभागीय मंत्री का अधिकार होना चाहिए।
10 डाउनिंग स्ट्रीट स्थित प्रधान मंत्री का सचिवालय बहुत छोटा, सुगठित निकाय है। चूँकि सैद्धांतिक रूप से सरकार का पूरा भार प्रधान मंत्री पर निर्भर करता है, स्थापित प्रथा के अनुसार, वह अपने कार्यों के निर्वहन में सहायता के लिए किसी भी प्रकार और किसी भी संख्या में लोगों को नियुक्त कर सकता है। प्रधान मंत्री के कर्मचारियों के लिए वित्तीय और प्रशासनिक मंजूरी स्वचालित है, बशर्ते कि कर्मचारियों की ऐसी मांग के लिए प्रधान मंत्री की व्यक्तिगत स्वीकृति हो।यहां तक कि यूनाइटेड किंगडम में कैबिनेट सचिवालय के पास भी कोई वैधानिक शक्तियां या कार्यकारी जिम्मेदारियां नहीं हैं।
कुछ प्रधानमंत्रियों ने अपने निजी कर्मचारियों में, अपने निजी सचिवों के अलावा, एक या अधिक निजी सहायकों को शामिल किया है, जिन्हें किसी विशेष क्षेत्र में उनके विशेषज्ञ ज्ञान के लिए चुना गया है, जिसमें वे प्रधान मंत्री को विशेष सहायता दे सकते हैं। एटली के पीआरओ फिलिप जॉर्डन के साथ मेरी दो बैठकें हुईं। मैं उससे प्रभावित हो गया था. वह कई वर्षों तक लंदन न्यूज़ क्रॉनिकल के वरिष्ठ विदेशी संवाददाता रहे। एटली में शामिल होने से पहले वह वाशिंगटन में ब्रिटिश दूतावास के वरिष्ठ प्रथम सचिव थे। मुझे बताया गया कि वह लंदन में पत्रकारों के बीच बहुत सम्मानित व्यक्ति थे।यूनाइटेड किंगडम में प्रत्येक मंत्रालय के अपने जनसंपर्क अधिकारी हैं। ये पीआरओ केंद्रीय सूचना कार्यालय से स्वतंत्र रूप से कार्य करते हैं, हालांकि वे इसका उपयोग करते हैं। प्रधानमंत्री का पीआरओ पूरी सरकार में सबसे वरिष्ठ होता है। उनका सीधा संबंध प्रधानमंत्री से है।प्रधानमंत्री सचिवालय में आने वाले सभी गुप्त कागजात तक उसकी पहुंच है। कैबिनेट एजेंडा और कैबिनेट मिनट्स उनके पास अपने आप आ जाते हैं। उनके पास कैबिनेट समिति के कागजात भी हैं। जहां तक पीआरओ का सवाल है, केवल एक अपवाद है। वह आम तौर पर रक्षा कागजात नहीं देखता है।
यूनाइटेड किंगडम में प्रधान मंत्री आम तौर पर अखबार वालों से नहीं मिलते हैं। पीआरओ का उद्देश्य प्रधान मंत्री और उनकी नीतियों को देश और विदेश में प्रेस को "बेचना" है। जब संसद का सत्र चल रहा होता है, तो वह लॉबी संवाददाताओं के साथ दैनिक दो सम्मेलन करते हैं, जिनकी संख्या लगभग पचास है। यूनाइटेड किंगडम में प्रधान मंत्री और विदेश सचिव, अभ्यास के तौर पर, लॉबी संवाददाताओं से नहीं मिलते हैं। अन्य सभी विभागीय मंत्री अनौपचारिक सम्मेलनों में लॉबी संवाददाताओं से मिलते हैं और उन्हें संसद में आने वाले विधेयकों के बारे में अग्रिम स्पष्टीकरण देते हैं।पीआरओ सप्ताह में एक बार अमेरिकी रेडियो कमेंटेटरों से भी मिलता है;
सप्ताह में एक बार अमेरिकी संवाददाता; कुछ चयनित संवाददाता, जिनमें बीबीसी के संवाददाता भी शामिल हैं, सप्ताह में एक बार; महीने में एक बार राष्ट्रमंडल संवाददाता; और विदेशी एसोसिएशन महीने में एक बार।
प्रधानमंत्री नेहरू के सचिवालय को धीरे-धीरे ब्रिटिश पैटर्न के अनुसार पुनर्गठित किया गया। आख़िरकार, प्रधान निजी सचिव का पद बिना दक्षता हानि के संयुक्त सचिव कर दिया गया।जब लाल बहादुर प्रधानमंत्री बने तो वे एल.के. झा को अपना प्रधान निजी सचिव बनाना चाहते थे। झा ने शर्त लगाई कि सचिवालय को किसी भी अन्य मंत्रालय की तरह एक विभाग के रूप में नामित किया जाना चाहिए, उन्हें प्रधान मंत्री का सचिव होना चाहिए, न कि पीपीएस, और वरीयता वारंट में उनकी स्थिति कैबिनेट सचिव के समान होनी चाहिए। इन मांगों की ठीक से जांच किए बिना, लाई बहादुर ने नम्रतापूर्वक सहमति व्यक्त की। झा ने पार्किंसंस कानून को हावी होने दिया।उन्होंने एक विस्तार कार्यक्रम शुरू किया। एक सचिव आमतौर पर असहज होता है यदि उसके पास कुछ संयुक्त सचिव न हों; और यदि एक संयुक्त सचिव के पास कुछ उप सचिव नहीं हैं, तो वह विलाप करेगा, इत्यादि। फिर इंदिरा आईं जिन्होंने प्रक्रिया पूरी की. 1958-59 में प्रधान मंत्री के सचिवीय स्टाफ में चपरासी (चपरासी) सहित सभी श्रेणियों के 129 व्यक्ति शामिल थे; और बजट (वास्तविक) 675,000 रुपये था, जबकि 1976-77 में कर्मचारियों की संख्या 242 थी और बजट बढ़कर 3.07 मिलियन रुपये हो गया।
1950 में मैं प्रधानमंत्री के यहां पीआरओ का एक पद बनाना चाहता था,
मेरे प्रस्ताव की भनक कैबिनेट सचिव और विदेश मंत्रालय के महासचिव को लग गयी. उन्होंने मुझसे विनती की और कहा कि किसी पत्रकार को गुप्त कागजात देखने देना खतरनाक है।मैं उनसे सहमत नहीं था; लेकिन मैंने यह विचार छोड़ दिया क्योंकि मुझे यकीन नहीं था कि नेहरू पीआरओ का पूरा उपयोग करेंगे या नहीं। वास्तव में, नेहरू अपने स्वयं के पीआरओ थे और उन्हें किसी छवि निर्माता की आवश्यकता नहीं थी.
मैंने
एक बार नेहरू से कहा था कि प्रेस कॉन्फ्रेंस राष्ट्रपति को मंच प्रदान करने का एक अमेरिकी आविष्कार था। संसदीय प्रणाली में प्रधानमंत्री के पास अपने मंच के रूप में संसद होती है जहां वह खुलकर अपनी बात रख सकते हैं। न तो चर्चिल और न ही एटली ने प्रेस कॉन्फ्रेंस की। मैंने नेहरू को सुझाव दिया कि वह इस प्रथा को छोड़ने पर विचार कर सकते हैं। हालाँकि वह मुझसे सहमत थे, लेकिन उनके अहंकार ने उन्हें सुझाव स्वीकार करने से रोक दिया। उसे दिखावा करना पसंद था. मुझे इसमें कोई संदेह नहीं है कि उनके कुछ बयानों और कुछ प्रेस कॉन्फ्रेंसों में बिना सोचे-समझे की गई घोषणाओं से फायदे की बजाय नुकसान ज्यादा हुआ।